Jak dostosować kanały komunikacji do danej firmy

0
(0)

Przedsiębiorstwa działają w różnych branżach, środowiskach, regionach. Posiadają swoją własną specyfikę. Dlatego niezwykle istotną kwestią wydaje się indywidualne dopasowanie kanałów komunikacji do sposobu działania i struktury zatrudnienia w danej organizacji.

Przeprowadzono już badania nad zachowaniami sygnalistów. Wskazują one, że preferencje dotyczące kanałów komunikacji powiązane są ze wskaźnikiem indywidualizmu w społeczeństwie, kulturą narodową oraz kulturą organizacyjną firmy.

Przy wyborze kanałów komunikacji dla firmy powinniśmy zadać sobie szereg pytań, np.:

➡️ czy nasi pracownicy swobodnie posługują się Internetem?

➡️ czy wszyscy pracownicy mówią po polsku?

➡️ jakie są główne grupy wiekowe pracowników?

➡️ czy pracownicy muszą stale przebywać przy swoim stanowisku pracy?

➡️ czy pracownicy pracują zdalnie?

➡️ czy zatrudniamy pracowników z niepełnosprawnościami?

➡️ czy posiadamy już wdrożone, dobrze znane pracownikom kanały komunikacji wewnętrznej?

Odpowiedzi na wyżej przedstawione pytania pozwolą lepiej ocenić, czy wybrane kanały komunikacji nie dyskryminują żadnej z grup pracowników, oraz czy będą chętnie wybierane do przekazywania zgłoszeń.

Im więcej kanałów komunikacji zapewni firma, tym większa szansa, że sygnalista zdecyduje się na wybór jednego z nich. Ograniczając wybór kanału komunikacji ryzykujemy, że sygnalista – mając obawy dotyczące korzystania z danych kanałów wewnętrznych – zrezygnuje z przekazania zgłoszenia, lub przekaże je kanałem zewnętrznym (urząd) lub publicznym (media). 

Minimum to zapewnienie po jednym kanale do zgłoszeń pisemnych jak i do zgłoszeń ustnych (przepisy wymagały będą tylko jednego kanału komunikacji), a optymalnie jest udostępnić po kilka kanałów do każdego typu zgłoszeń. Zwłaszcza w czasach pracy zdalnej i hybrydowej szczególnego znaczenia nabrały kanały do zgłoszeń online (email, formularze).

Dostępne kanały komunikacji to np.:

📮 poczta

📨 wewnętrzna skrzynka kontaktowa

📆 spotkanie

📧 e-mail

📞 infolinia

💻 portal internetowy

  • niezależny podmiot rozpatrujący zgłoszenia

Aby korzystać z wewnętrznych kanałów komunikacji, pracownicy muszą wiedzieć o ich istnieniu. Oznacza to, że kanały komunikacji powinny być reklamowane wewnątrz organizacji – np. w intranecie, na plakatach w biurze, jako naklejki na biurku, lub w innych widocznych miejscach.

Jeśli organizacja udostępnia możliwość zgłoszenia naruszeń osobom z zewnątrz, wskazana jest osobna strategia komunikacyjna w tym zakresie – włączając informację na stronie internetowej firmy, oraz w miejscach kontaktu potencjalnych sygnalistów z firmą. Rozwiązanie takie przynosi dodatkowe korzyści, gdyż komunikacja przywiązania organizacji do zachowania zgodności z prawem oraz szerokich możliwości zgłaszania naruszeń często działa zniechęcająco w odniesieniu do naruszycieli.

Jak oceniasz ten wpis?

Kliknij na gwiazdki, aby podzielić się swoją opinią!