Jak przebiega kontrola zwolnienia lekarskiego?

Organem uprawnionym do przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych oraz wszyscy pracodawcy zatrudniający powyżej 20 ubezpieczonych. Firma zewnętrzna, np. Qualitime, również może przeprowadzać kontrole zwolnień lekarskich w imieniu pracodawcy. Uprawnienie to wynika z ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, zaś szczegółowe zasady i tryb kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich zostały opisane w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 27 lipca 1999 r.

Konieczne zaświadczenie lekarskie

Do przeprowadzenia kontroli zwolnienia lekarskiego potrzebne jest wystawione przez lekarza zaświadczenie lekarskie (ZUS e-ZLA). Zwolnienie wystawiane jest na okres, w którym ubezpieczony ze względu na stan zdrowia powinien powstrzymać się od pracy oraz stosować się do zaleceń lekarskich w celu jak najszybszego powrotu do pracy.

Od 1 grudnia 2018 roku papierowe druki zostały zastąpione poprzez formularze elektroniczne (e-ZLA). Informatyzacja zwolnień miała na celu usprawnienie systemu pod kątem szybkości oraz wygody przeprowadzania kontroli zwolnień pracowników przez pracodawców oraz ZUS. E-ZLA wystawiane jest przez lekarza – lub w jego imieniu przez asystenta medycznego – po bezpośrednim przebadaniu chorego. Informacja o takim zwolnieniu trafia natychmiast do ZUS-u oraz na konto PUE ZUS pracodawcy (Platforma Usług Elektronicznych). (więcej o e-zwolnieniu – https://qualitime.pl/to-juz-pewne-obowiazkowe-e-zla-od-1-grudnia-2018-r/).

Pracodawcy kontrolują sposób korzystania ze zwolnienia

Kontrola zwolnienia lekarskiego przez pracodawcę, lub firmę zewnętrzną taką jak Qualitime na zlecenie pracodawcy, dotyczy kwestii formalnych oraz prawidłowości wykorzystywania zwolnienia przez ubezpieczonego. Weryfikacja kwestii medycznych jest uprawnieniem zarezerwowanym dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

KONTROLA ZWOLNIENIA LEKARSKIEGO:

Etap I – Sprawdzenie poprawności danych osoby kontrolowanej

Etap II – Kontrola w miejscu pobytu wskazanym na zaświadczeniu

Etap III – Stworzenie przez audytora raportu z kontroli

Audytorzy podczas kontroli pracownika sprawdzają, czy ubezpieczony nie wykonuje innej pracy zarobkowej oraz czy nie wykorzystuje zwolnienia lekarskiego w sposób niezgodny z jego celem. W razie stwierdzenia w trakcie kontroli naruszeń sporządzany jest protokół, w którym osoba kontrolująca opisuje na czym polega nieprawidłowość. Ubezpieczony ma prawo zapoznania się z treścią protokołu oraz wniesienia uwag. Wszelkie wątpliwości wynikłe podczas kontroli są raportowane i wyjaśniane.

Protokół stwierdzający nieprawidłowości w korzystaniu ze zwolnienia lekarskiego jest podstawą do wyciągnięcia sankcji wobec pracownika. To od pracodawcy zależy, z jakimi konsekwencjami powinni liczyć się osoby nieprawidłowo korzystające ze zwolnień, jednak  najczęściej spotykane jest wstrzymanie wynagrodzenia chorobowego za cały okres zwolnienia.

Obowiązki pracowników

Aby uniknąć nieporozumień, każdy przebywający na zwolnieniu lekarskim powinien zapoznać się ze swoimi obowiązkami. Do najważniejszych należą:

– sprawdzenie swoich danych na zwolnieniu

– podanie poprawnego adresu pobytu podczas choroby (zmiana miejsca pobytu podczas zwolnienia wymaga poinformowania organu ZUS i pracodawcy w terminie nie dłuższym niż3 dni)

– stosowanie się do zaleceń zgodnie z oznaczeniami 1 lub 2 na zwolnieniu lekarskim (możliwa jest kontrola każdego rodzaju zwolnienia)

Przedsiębiorcy wprowadzający program minimalizacji absencji chorobowej w swoich firmach czerpią szereg korzyści z takich rozwiązań. Oprócz oszczędności i mniejszych kosztów, kadra kierownicza może sprawniej zaplanować czas pracy swoich pracowników. Pracownicy zdrowi są bardziej zmotywowani, a jakość usług czy produktów nie jest obniżona przez czynniki związane z nadmierną absencją chorobową.